Comment planifier une réunion dans les équipes Microsoft

Comment planifier une réunion dans les équipes Microsoft

Vous pouvez faire beaucoup de choses pour améliorer l'efficacité de votre équipe, et utiliser un centre de collaboration comme Microsoft Teams en est l'une. C'est un excellent outil de communication que vous pouvez utiliser pour discuter, partager des fichiers et avoir des réunions audio et vidéo avec votre équipe.

Si vous ne faites que commencer avec les équipes, vous ne savez peut-être pas comment planifier une réunion. Il existe plusieurs façons de le faire, et vos options dépendront de la version Microsoft Teams que vous utilisez. Dans cet article, nous vous donnerons tous les détails que vous devez savoir.

Planification d'une réunion dans les équipes Microsoft

Votre compte Microsoft Teams est connecté à tous les produits du groupe Microsoft 365 tels que SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Et le calendrier que vous utilisez dans les équipes est directement connecté au calendrier d'échange Microsoft.

Outlook utilise également le calendrier d'échange. Cela signifie qu'une fois que vous planifiez une réunion via Outlook, il apparaîtra automatiquement dans les équipes et l'inverse. Voici comment planifier une réunion dans les équipes de Microsoft:

  1. Dans le chat des équipes, cliquez sur le Planifier une réunion icône (sous la boîte pour le nouveau message.)
  2. Ensuite, sélectionnez Calendrier, qui se trouve sur le panneau latéral gauche, puis cliquez sur Nouvelle réunion.
  3. Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Vous pouvez sélectionner l'heure et la date de la réunion.
  4. Une fois terminé avec la planification, cliquez Sauvegarder. Après cela, la fenêtre pop-up se fermera et vous pouvez envoyer les invitations de réunion à l'aide d'Outlook.

Assistant de planification

Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez également utiliser la fonction de Assistant de planification. Cette fonctionnalité vous aidera à trouver le bon moment pour tous les membres de votre équipe, y compris vous.

Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pourrez voir lorsque les participants à la réunion sont gratuits et lorsqu'ils sont occupés. Le bleu foncé représente les plages horaires lorsqu'ils sont indisponibles. Les créneaux bleus clairs sont les heures disponibles, et les plages horaires gris sont les heures de travail des participants.

Inviter des gens en dehors de votre équipe

L'une des grandes choses de Microsoft Teams est que vous pouvez inviter des personnes en dehors de votre organisation à rejoindre la réunion.

Ils n'ont même pas besoin d'avoir une licence Microsoft Teams. Tout ce dont vous avez besoin est leur nom et leur adresse e-mail, et vous pouvez envoyer l'invitation. Voici ce que vous devez faire:

  1. Ouvrir le Ajouter les participants requis Option dans le nouveau formulaire pop-up de réunion.
  2. Cliquer sur Facultatif.
  3. Entrez l'adresse e-mail de la personne.
  4. Cliquer sur Inviter, Une invitation par e-mail atterrira bientôt dans leur boîte de réception.

Vous pouvez également planifier une réunion qui se déroulera dans un canal d'équipe spécifique. Sur le Nouvelle réunion formulaire, sélectionnez Ajouter le canal. Une fois que vous l'avez configuré et envoyé les invitations, vous ne pouvez pas changer la chaîne.

Si vous avez besoin de modifier, vous devrez créer de nouvelles invitations. De plus, si une réunion doit avoir lieu sur une chaîne, tous ceux qui font partie de cette équipe pourront rejoindre la réunion, même s'il n'a pas obtenu l'invitation.

Édition gratuite de Microsoft Teams

Dans le cas où vous utilisez une édition gratuite d'équipes, vous vous demandez peut-être où est l'option de planification de votre application. Eh bien, malheureusement, dans la version gratuite des équipes Microsoft, vous ne pouvez pas planifier une réunion.

Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas avoir de réunion du tout. L'application a le Se rencontrer maintenant option pour quand vous devez rassembler l'équipe rapidement.

Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l'icône de la caméra à côté de Se rencontrer maintenant puis sélectionnez tous les noms des personnes qui assisteront à la réunion. Cette fonctionnalité est également disponible pour les comptes d'équipes basés sur l'abonnement.

En savoir plus sur les réunions de l'équipe Microsoft

Vous pouvez avoir jusqu'à 250 personnes dans une seule équipe d'équipes. Cependant, vous ne pouvez pas voir tous les participants en même temps. Avant les mises à jour récentes, vous ne pouviez voir jusqu'à quatre participants actifs que lors d'un appel. Maintenant, vous pouvez avoir neuf participants à l'écran à la fois. Mais la nouvelle mise à jour a apporté d'autres innovations passionnantes.

Les équipes de Microsoft rencontrent les participants ont désormais une meilleure qualité audio et des arrière-plans personnalisés pour les réunions. Vous pouvez également épingler une vidéo s'il est nécessaire de concentrer davantage l'attention sur un participant particulier. Les autres fonctionnalités liées aux réunions comprennent un lobby virtuel, un partage d'écran et un dépannage interactif.

Rapprochez votre (s) équipe (s)

Il existe de nombreuses façons de rendre votre lieu de travail plus efficace en utilisant les équipes Microsoft. C'est surtout une application basée sur le chat et le partage de fichiers. Mais c'est aussi un outil fantastique lorsque vous avez besoin d'une conférence vidéo avec votre équipe.

La planification d'une réunion avec un assistant de planification rend la logistique de trouver le bon moment beaucoup plus confortable. Et si quelqu'un ne fait pas partie de votre organisation ou de votre équipe, il peut toujours rejoindre. Envoyez-leur simplement une invitation par e-mail.

Avez-vous déjà assisté à une réunion des équipes de Microsoft? Ou un programmé? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.