Comment télécharger et gérer des fichiers avec Google Forms

Comment télécharger et gérer des fichiers avec Google Forms

L'un des outils Google les plus populaires, Google Forms, est utile lors de la création et de l'analyse des enquêtes. Les mises à jour récentes ont introduit encore plus d'excellentes fonctionnalités à un excellent service. Que vous soyez un recruteur qui a besoin de curriculum vitae des candidats ou peut-être un tuteur qui a besoin de collecter ses devoirs de leurs étudiants, vous pouvez désormais permettre aux autres de télécharger des fichiers directement à partir de votre formulaire Google.

Ajout du bouton de téléchargement de fichiers à votre formulaire Google

L'ajout d'un bouton de téléchargement de fichiers fait toute la différence en ce qui concerne les formulaires.

  1. Lors de la création d'un nouveau formulaire Google, vous aurez la possibilité d'ajouter des questions avec plusieurs options prédéfinies. Sélectionnez la dernière section et cliquez sur l'icône «⊕» (cercle avec plus) dans les options trouvées à droite. Cette étape ajoute une nouvelle question (section) au formulaire.
  2. Cliquez sur la liste déroulante dans la section supérieure du cadre de questions (généralement étiqueté «Choix multiple»).
  3. Choisir "Téléchargement de fichiers" de la liste.
  4. Sélectionner "Continuer" Pour autoriser les téléchargements de fichiers sur votre Google Drive.
  5. Tapez votre question, puis personnalisez vos règles de téléchargement. Google Forms accepte automatiquement les modifications - aucun besoin de l'enregistrer ou de cliquer sur quoi que ce soit.
  6. Les utilisateurs de Google Form voient maintenant le "Ajouter le fichier" Option dans la section «Télécharger le fichier» du formulaire.
  7. Les utilisateurs soumettent des fichiers en fonction des critères que vous définissez ci-dessus, puis affichez leur liste de téléchargement et choisissez de "Télécharger" eux à votre compte d'entraînement.

Téléchargement de plusieurs fichiers à partir de formulaires Google

Comme pour la plupart des services Internet qui autorisent les téléchargements de fichiers, vous ne pouvez pas télécharger un dossier entier à la fois. Les fichiers individuels doivent être ajoutés séparément dans les formulaires Google.

Par exemple, si votre formulaire est utilisé pour les candidats, vous le concevez pour télécharger leur curriculum vitae séparément de leurs lettres de motivation.

De même, si vous en avez besoin pour fournir leur curriculum vitae, une photo et un identifiant numérisé, votre formulaire Google aura trois boutons de téléchargement - un pour chaque document demandé.

Options de stockage et de propriété de fichiers

Tous les fichiers téléchargés à partir de vos formulaires Google sont stockés sur votre Google Drive soigneusement et commodément.

Chaque Le titre de question / section dans le formulaire est utilisé comme nom pour un nouveau dossier. Éléments téléchargés correspondant à une section particulière être stocké dans le dossier associé, Le processus est donc relativement automatisé et n'appelle aucune organisation manuelle.

Si à tout moment vous devez visiter un dossier spécifique dans Google Forms et récupérer un fichier, rendez-vous sur votre «tableau de bord», puis sélectionnez l'onglet intitulé «Réponses."Une fois là-bas, cliquez sur le "Voir le dossier" bouton situé dans la partie inférieure droite de la fenêtre.

Si vous choisissez de lier l'un de vos formulaires à Google Sheets, vous pouvez suivre tous les fichiers téléchargés dans le «Réponses» Onglet d'une feuille de calcul donnée. De plus, chaque fichier comprend un lien direct pour un accès plus facile.

Les répondants qui téléchargent directement les fichiers à partir de leur Google Drive créent automatiquement une copie de leur fichier d'origine. Une fois le fichier téléchargé, vous (le propriétaire du formulaire) devenez également le propriétaire de la copie. Cependant, le fichier d'origine n'est pas inférieur au public rester visible uniquement à son propriétaire.

Les uplomers suivent toutes ces actions dans leur barre latérale Google Drive.

Exportation de formulaires compatibles avec le téléchargement avec l'éditeur de formulaires

`` Form Publisher '' est un module complémentaire populaire des formulaires Google qui transforme automatiquement les formulaires en documents Google pour un partage et une révision faciles. Plutôt que d'accéder à chaque application depuis votre tableau de bord et à la recherche de fichiers connexes dans vos dossiers de lecteur, vous pouvez Les faire tous convertis automatiquement en fichiers PDF soigneusement structurés pour examen rapide.

Si vous souhaitez utiliser Forms Publisher avec vos formulaires Google compatibles à télécharger, il y a deux choses que vous pouvez faire. Vous pouvez soit insérer un lien direct vers le fichier téléchargé ou afficher le lien directement dans le document si le fichier est une image PNG, JPG ou GIF. Ce dernier est incroyablement pratique car il vous permet d'imprimer des formulaires complets et de les revoir hors ligne si nécessaire.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, le bouton de téléchargement de fichiers dans Google Forms est sans aucun doute bénéfique si vous êtes un représentant RH traitant de nombreux curriculum vitae ou d'un tuteur que de nombreux étudiants envoient leurs devoirs. Quel que soit le but de votre formulaire, les utilisateurs finaux peuvent désormais télécharger des fichiers directement à partir de votre formulaire Google. Les fichiers sont stockés sur votre Google Drive, soigneusement organisés en dossiers séparés.