Comment voir qui a accès à une feuille de calcul dans Google Sheets

Comment voir qui a accès à une feuille de calcul dans Google Sheets

Il est facile d'oublier qui a accès à une feuille Google si elle est utilisée par beaucoup de gens. Vous avez peut-être partagé la feuille de calcul plusieurs fois et avez maintenant du mal à vous rappeler qui avait la permission de l'utiliser.

Gérer vos feuilles Google et savoir qui peut y accéder est important. Mais le processus de le faire est en fait assez simple. Continuez à lire pour savoir comment c'est fait.

Comment vérifier qui a accès à Google Sheets

Il existe un moyen facile de vérifier manuellement qui a accès à votre feuille Google. Pour ce faire, suivez les étapes:

  1. Tout d'abord, ouvrez la feuille dont vous avez besoin.
  2. Ensuite, cliquez sur «Tableau de bord d'activité».
  3. Vous verrez la «tendance de la visionneuse» ou la «tendance des commentaires» sur votre gauche. Maintenant, cliquez dessus.

Note: Assurez-vous que vous utilisez votre compte commercial et non le privé. Avec un compte privé, vous ne pourrez pas voir le «tableau de bord d'activité».

De plus, vous pouvez filtrer la recherche par le temps et réduire vos résultats. Voyons comment le faire:

  1. Cliquez sur la «flèche vers le bas» en haut à droite de la feuille.
  2. Choisissez le temps de filtrer la recherche.

Voilà! Maintenant, vous savez qui a accès à votre feuille Google et quand ils ont obtenu l'autorisation. De cette façon, vous pouvez toujours suivre que les bonnes personnes peuvent voir et modifier votre feuille Google.

Autoriser l'accès temporaire à Google Sheet

La restriction de l'accès aux feuilles Google peut être très utile si vous ne voulez pas que les clients les utilisent une fois le travail terminé. Vous pouvez définir une date d'expiration ou simplement mettre fin à l'accès à cette feuille Google particulière. Voici comment:

  1. Ouvrez votre Google Drive
  2. Trouvez la feuille dont vous avez besoin.
  3. Faites un clic droit dessus et sélectionnez «Partager».
  4. Tapez maintenant le nom de la personne avec qui vous souhaitez partager cette feuille.
  5. Pour définir la date d'expiration, modifiez l'autorisation de «peut commenter» ou «peut afficher».
  6. Ensuite, appuyez sur «Envoyer».

Une fois ces étapes terminées, vous devez répéter les trois premières étapes. Vous verrez l'option «avancée» en bas de la fenêtre. Vous devez cliquer dessus pour voir les «Paramètres de partage». Si vous survolez leur nom, un chronomètre apparaîtra. En cliquant dessus, vous pouvez définir la date d'expiration.

Activer l'autorisation de visualisation

Vous pouvez protéger votre feuille de Google de la modification. Bien que vous ayez peut-être donné accès à plusieurs personnes, vous ne voudrez peut-être pas qu'ils changent le contenu du document. La façon la plus simple de le faire est de leur donner une permission de visualisation uniquement.

Suivez ces étapes pour ce faire:

  1. Ouvrez la feuille que vous souhaitez protéger.
  2. Accédez à «Données» et faites défiler vers les «feuilles et gammes protégées».
  3. Une barre apparaîtra sur le côté droit de la feuille.
  4. Maintenant, cliquez sur «feuille» et sélectionnez celui dont vous avez besoin dans le menu déroulant.
  5. Ici, vous devrez cliquer sur «Définir la permission».

Une fenêtre de «permis d'édition de gamme» apparaîtra. Sous «restreindre qui peut modifier cette gamme», cliquez sur «personnalisé». Cela vous permet de décider qui est autorisé à modifier cette feuille spécifique. Désélectionnez toutes les personnes que vous ne souhaitez pas modifier votre feuille Google. Cliquez sur «Terminé» pour terminer.

Maintenant, les gens peuvent toujours voir cette feuille Google, mais ils ne pourront pas apporter de modifications à cela.

Protection des cellules dans Google Sheet

Alternativement, vous pouvez également permettre la visualisation, mais aussi protéger certaines cellules ou colonnes. Voici ce que vous devrez faire:

  1. Ouvrir la feuille.
  2. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez protéger contre les modifications.
  3. Cliquez maintenant sur «Données», puis «Feuilles et gammes protégées».
  4. Une barre apparaîtra dans le côté droit de la feuille.
  5. Entrez la description de la commande, par exemple - «pas d'édition».
  6. Ensuite, cliquez sur le bouton vert "Définir les autorisations".
  7. Un pop-up apparaîtra. Sous «restreindre qui peut modifier cette gamme», sélectionnez «Custom».
  8. Cela vous permet de décider qui est autorisé à changer les cellules.

Si une personne sans autorisation essaie de modifier le contenu de la cellule, un message dans la feuille informe qu'elle n'est pas autorisée à le faire.

Activer les commentaires

Parfois, vous avez besoin de quelqu'un d'autre pour commenter le contenu de la cellule. Ces utilisateurs n'ont pas de privilège automatique pour le faire, mais vous pouvez leur donner la permission. Ce que vous devrez faire, c'est en faire un «commentateur». Pour activer un utilisateur avec cette fonction, suivez ces étapes:

  1. Ouvrez la feuille, dirigez-vous vers «Fichier» et cliquez sur «Partager».
  2. Ici, vous pouvez ajouter les adresses e-mail de celles avec lesquelles vous souhaitez partager la feuille.
  3. Une fois que vous avez ajouté une personne, à droite, vous verrez un menu déroulant.
  4. À partir de ce menu déroulant Sélectionnez "Commentateur".
  5. Enfin, cliquez sur «Envoyer».

Activer l'édition

Avec l'autorisation d'édition, les utilisateurs de la feuille peuvent modifier le contenu des cellules. En tant que propriétaire de la feuille, vous devrez autoriser cette action. Les étapes sont très similaires à celles décrites ci-dessus:

  1. Ouvrez la feuille, dirigez-vous vers «Fichier» et cliquez sur «Partager».
  2. Ici, vous pouvez ajouter les adresses e-mail de celles avec lesquelles vous souhaitez partager la feuille.
  3. Une fois que vous avez ajouté une personne, à droite, vous verrez un menu déroulant.
  4. À partir de ce menu déroulant Sélectionnez «Éditeur».
  5. Enfin, cliquez sur «Envoyer».

Limiter les autorisations

Votre feuille Google est un outil inestimable pour stocker des données. De temps en temps, vous devrez le partager avec d'autres personnes. Si vous ne vous souvenez pas de qui vous avez autorisé à afficher la feuille, vous pouvez toujours vous référer à cet article pour obtenir des conseils.

De plus, vous n'aurez aucun problème si vous souhaitez protéger votre feuille des modifications non autorisées ou si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de faire des modifications des cellules elles-mêmes. Laquelle de ces fonctions est la plus importante pour vous et pourquoi? Dites-nous dans la section commentaires ci-dessous.